Взвесив все «за» и «против» вы решили создать свое дело и выбор пал именно на общество с ограниченной ответственностью. Создание таких юридических лиц сейчас заметно упрощено, но и сопровождение ООО теперь доставляет немалых финансовых хлопот.
Чтобы ООО функционировало, необходимо нести постоянные расходы на его содержание, и это не только аренда помещения, с чем сейчас кстати стало проще.
Постараемся объяснить, как минимизировать издержки ООО, на что обратить внимание, где можно убрать расход совсем, а где придется заплатить.
Калькулятор - лучший друг генерального директора
С чего нужно начать? Правильно, с расчетов. Считать нужно будет много, часто и это должно войти в образ мышления: «Да ладно, это же не дорого…» должно смениться на «Копейка рубль бережет». Условно разделим все расходы ООО на 4 части: необходимые, постоянные, дополнительные и производственные (у каждого может быть свой подход).
Необходимые – это те расходы, которые Вы будете нести вне зависимости от того, работает компания или нет, получает доход или нет.
Постоянные, в которые можно включить – налоги, взносы, оплату труда, оплата кассы и ОФД, то есть те, которые возникнут в любом случае при начале деятельности.
Дополнительными расходами будут расходы, которые прямо не влияют на осуществление деятельности. Тут важно отметить, что считать будем именно непроизводственные расходы, которые либо не связаны напрямую с получением дохода, либо их влияние на получение дохода малозначительно.
Примером таких расходов может служить аренда помещения, оптимизация сайта, заказ видео-материалов или фотосъемки для сайта, приобретение кофемашины, кулера и т.п.
С одной стороны вроде бы эти расходы для производства, но с другой стороны не всегда можно денежно оценить их ценность для конечного дохода.
С производственными расходами все просто – все то, что в итоге принесет доход или напрямую влияет на его получение и здесь мы их рассматривать не будем.
Рекомендуем планировать расходы организации еще до ее открытия, по периодам в 1 месяц, квартал, год и 3 года… Да, именно 3 года. Для некоторых показателей стоимость расхода в расчете на 3 года будет выгоднее чем на 1 год, о чем ниже расскажем.
Для удобства рекомендуем освоить базовые навыки в Exel. Не надо пугаться, Exel предоставляет удобный механизм подсчетов и составить формулы не сложно.
Допустим, нужно посчитать зарплату + все взносы и налоги на сотрудника. Можно взять специальную программу и еще заплатить за нее, можно нанять специально обученного человека, можно посчитать на листе, а можно ввести 1 число в Exel и моментально получить все нужные суммы и даже получить результат в пересчете на квартал или год, создание такого файла не занимает и 15 минут, а на выходе у Вас под рукой рабочий калькулятор для нужных Вам показателей.
Необходимые расходы
Сюда следует отнести расходы, без которых Ваша компания не будет существовать в принципе:
1. Стоимость услуг операторов электронного документооборота.
С недавнего времени все больше отчетов предоставляются только в электронном виде, а скоро вся отчетность будет передаваться именно в электронном виде, поэтому заключить договор с таким оператором будет необходимо в любом случае. В целом, электронная отчетность удобнее быстрее и иногда даже дешевле бумажной отчетности, да именно так – направлять отчеты в бумажном виде почтой стоит приличную копеечку, а учитывая количество отчетов в год, направить почтой отчеты (если ИФНС не в 5 минутах ходьбы) будет стоить существенно дороже услуг оператора.
Даже если носить отчеты лично, это все равно расходы на дорогу и временные затраты, а если что-либо неправильно, то ждать ответа Вам придется несколько недель, когда в электронном виде ошибка появляется в течение нескольких часов, что также сэкономит Ваши средства на штрафах.
2. Банковское обслуживание.
Любое ООО должно иметь счет в банке, соответственно такие счета бесплатными не бывают.
Расчет расходов должен соsчетаться с планированием и их целесообразностью, то есть насколько эти расходы необходимы и соответствуют рыночной цене на аналогичные продукты.
К примеру, имеет ли смысл приобретать премиум тариф оператора электронного документооборота с бухгалтерским сопровождением или можно взять самый простой только на доставку отчетности, так как не так много отчитываться придется?
А может выгоднее большую часть отчетности готовить самому, а на подготовку или проверку наиболее важных вещей нанимать бухгалтера?
Для подготовки самой отчетности сейчас можно пользоваться бесплатными программами госорганов или функционалом самих операторов. На практике подготовка отчетов не занимает более чем 10-15 минут, но в начале придется потратить несколько дней на то, чтобы изучить особенности внесения данных в отчетность и, вероятно, допустить ошибки.
Аналогичный подход следует использовать при выборе банка и тарифа, иногда выгоднее платить процент от выручки, иногда – абонентское обслуживание.
В расчете на 3 года деятельности стоимость услуг оператора электронной отчетности составит 12 000 руб., а стоимость банковских услуг около 40 тысяч рублей, в зависимости от тарифа.
Постоянные расходы
В эту группу включим те расходы, которые появятся при осуществлении деятельности компании в любом случае:
- - налоги и сборы;
- - аренда помещения;
- - кассовый аппарат и услуги ОФД;
- - стоимость сайта;
- - стоимость услуг связи;
- - стоимость минимально необходимой техники и расходных материалов.
С арендой все просто – нужно помещение, придется платить, но вот тут, как ни странно, возникают лишние траты. На практике, компании держат и юридический и фактический адреса, хотя смысла в этом особого нет. Зачем платить только за адрес, если в любой момент любое лицо напишет в ИФНС письмо о том, что Вас нет по адресу или сменится владелец и прилетит блокировка счетов?
В нашей практике был случай, когда реальную и работающую компанию занесли в реестр недостоверных сведений и заблокировали ей счета после того как муниципалитет сменил индексы улиц. Вопрос конечно был разрешен за неделю, но все же, неделя без работающего счета может заставить запаниковать любого директора.
Следует отметить, что рынок аренды постоянно меняется и зачастую можно спустя какое-то время найти более дешевое помещение неподалеку, которое и адрес предоставит и со стоимостью не обманут, не говоря уже о том, что юридический адрес можно сделать по месту жительства генерального директора.
Конечно же, у всех ситуации разные, совет только один, перепроверить, а выгодна и целесообразна ли аренда там, где Вы зарегистрированы, насколько она обоснованная с учетом торгового места, количества сотрудников и возможности работать удаленно?
Стоимость кассового аппарата, фискального накопителя и услуг ОФД.
Если компания будет получать деньги от физических лиц, то наличие кассы является обязательным, даже если расчет осуществляется в безналичном порядке.
Помимо кассы необходимо будет также приобрести фискальный накопитель и заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД).
Cледует сразу рассчитывать на долгосрочный период, а именно на 3 года расходы на кассовый аппарат. Допустим, купить кассу можно начиная с 6 000 рублей за самый простой вариант, но к ней понадобится еще фискальный накопитель и насколько она будет удобна именно для Вашего бизнеса, тоже следует оценить заранее.
В свою очередь, банки часто дают кассу в аренду за скромную ежемесячную плату в размере 2 000 рублей. А вот теперь посчитаем в пересчете на 3 года – стоимость аренды кассы – 36 х 2000 = 72 000 рублей, когда самый простой вариант кассы + ФН на 3 года + ОФД на 3 года обойдется около 23 000 рублей.
Вопрос только в том, какая касса нужна, насколько часто будет использоваться, имеет ли смысл покупать свою, если ее могут просто сломать и ремонтировать придется за свой счет и немаловажный вопрос в том, как ее зарегистрировать и настроит. По опыту, настроить кассу и разобраться в ее работе в некоторых случаях требует дополнительного образования, так как дешевые кассовые аппараты не отличаются лояльностью к обычным пользователям в плане их настройки и подключении, не говоря уже о пользовательских интерфейсах.
Связь, расходы на интернет и минимальные технические средства также желательно включить в расходы ООО, даже если используются собственные средства связи и техника. В любом случае, при пересчете всех планируемых или затраченных сумм в долгосрочной перспективе, можно отрегулировать то или иное направление, допустим сэкономить на связи, но приобрести необходимую технику.
Налоги и сборы, а можно ли тут сэкономить легально? Ответим - вполне возможно.
Во-первых, необходимо адекватно оценить выбранный налоговый режим и посчитать, какую сумму налогов Вы заплатите в том или ином режиме с учетом характера деятельности компании.
Какая система налогообложения выгоднее – УСН доходы или УСН доходы минус расходы, однозначно сказать нельзя, все зависит от того, какой расход у Вашей организации и какой суммарный доход.
Следует иметь ввиду, что не все расходы будут приниматься как расходы, влияющие на вашу базу начисления налога, кроме того, имеются свои особенности расчета налога и иногда Вы можете не успеть понести расход, чтобы зачесть его в том периоде, когда получили доход. Сумму налога Вы заплатите в данном случае на весь доход, даже если этот доход был авансом и Вы по нему все равно понесли расходы впоследствии (кассовый метод начисления налога).
С другой стороны УСН доходы можно снизить на сумму оплаченных пенсионных и страховых взносов до 3%, но это не всегда выгодно при больших оборотах.
Предположим, ООО на УСН доходы получило 3 млн. руб. в течение года, выплатило з/п. Вне зависимости от расходов, такая компания заплатит налог в размере 90 000 рублей, хотя расходы могли бы составить 2,5 млн. руб., в том числе на зарплату сотрудникам.
А вот при подходе УСН доходы-расходы компания заплатила бы 75 000 рублей.
Что касается пенсионных и страховых взносов, то необходимо постоянно держать руку на пульсе и стараться пользоваться предоставляемыми государством льготами и пониженными тарифами.
Если того допускает характер деятельности, то часть функций можно отдать на аутсорсинг ИП, самозанятым или юридическим лицам. Так Вы снизите нагрузку на оплату труда и, соответственно, на начисление взносов, да и отвечать аутсорсер перед Вами будет рублем, а к сотруднику применить дисциплинарные взыскания не так просто (конечно же пожурить его можно, но вот чтобы это нельзя было обжаловать в суде, нужно все делать четко и правильно), а взыскать с него денежные средства еще сложнее.